Definicja SMART
To metoda ustalania celów, które są konkretnie określone, możliwe do zmierzenia, realistyczne, istotne oraz czasowo ograniczone.
Akronim „SMART” pochodzi od pięciu kluczowych elementów, które powinny być uwzględnione podczas formułowania celów: Specific (Konkretny), Measurable (Mierzalny), Achievable (Realistyczny), Relevant (Relewantny) i Time-bound (Czasowy).
Zastosowanie w zarządzaniu projektami
Klarowne określenie celów: Metoda SMART pomaga jasno określić cele projektu, eliminując niejasności i nieprecyzyjne sformułowania.
Ułatwienie oceny postępów: Dzięki zastosowaniu wymiaru „mierzalnego”, postępy w realizacji celów mogą być łatwo monitorowane i oceniane.
Osiągalność celów: Poprzez wymóg realistyczności, SMART pomaga uniknąć ustanawiania zbyt ambitnych lub niemożliwych do osiągnięcia celów, co może prowadzić do frustracji w zespole.
Związek z celem ogólnym: Cel projektu, określony zgodnie z metodą SMART, powinien być ściśle powiązany z głównym celem organizacji lub strategicznymi priorytetami.
Określenie terminów: Wymóg czasowy pozwala na ustalenie terminów wykonania zadań, co pomaga w planowaniu harmonogramu projektu i przewidywaniu krytycznych punktów czasowych.
Stosowanie metody SMART w zarządzaniu projektami przyczynia się do większej przejrzystości, skuteczności oraz efektywności w realizacji celów projektowych.
Elementy SMART
Specific (Konkretny)
- Cel powinien być precyzyjnie zdefiniowany, aby każdy w zespole mógł jednoznacznie zrozumieć, co dokładnie ma zostać osiągnięte.
- Odpowiedź na pytania: co, kto, gdzie, kiedy dlaczego? Pozwala to na wyeliminowanie niejasności i nieprecyzyjnych sformułowań.
- Przykład: Zamiast ogólnego celu „zwiększyć sprzedaż”, bardziej konkretne byłoby sformułowanie „zwiększyć sprzedaż o 20% w ciągu pierwszego kwartału poprzez wprowadzenie nowej strategii marketingowej”.
Measurable (Mierzalny)
- Cel powinien być możliwy do pomiaru i oceny, aby można było monitorować postępy i osiągnięcia.
- Określenie metryk sukcesu jest kluczowe, aby wyznaczyć sposób pomiaru stopnia realizacji celu.
- Przykład: Jeśli celem jest zwiększenie liczby klientów, metryką sukcesu może być liczba nowych klientów pozyskanych w danym okresie.
Achievable (Realistyczny)
- Cel powinien być osiągalny i realny, biorąc pod uwagę dostępne zasoby, umiejętności i ograniczenia.
- Ważne jest uwzględnienie możliwości zespołu oraz dostępnych środków finansowych i technologicznych.
- Przykład: Określenie celu zbyt ambitnego, niezgodnego z możliwościami zespołu lub organizacji, może prowadzić do frustracji i braku motywacji.
Relevant (Relewantny)
- Cel powinien być istotny i związany z głównym celem projektu lub strategią organizacji.
- Warto również określić, jakie korzyści przyniesie osiągnięcie celu, aby uzasadnić jego realizację.
- Przykład: Cel zwiększenia zaangażowania klientów poprzez lepsze obsługiwanie ich problemów może być istotny dla długoterminowej strategii budowania lojalności marki.
Time-bound (Czasowy)
- Cel powinien być określony w czasie, aby ustalić termin wykonania i zdefiniować priorytety.
- Wskazane jest ustalenie terminu zakończenia lub etapów, aby móc skutecznie planować i monitorować postępy.
- Przykład: Określenie, że cel musi być osiągnięty do końca roku lub do końca kwartału, umożliwia skoncentrowanie wysiłków na realizacji celu w określonym czasie.
Przykłady zastosowania SMART w zarządzaniu projektami
Przykład 1: Wdrożenie nowego systemu CRM
Specific (Konkretny)
Cel: Wdrożenie systemu CRM w działach sprzedaży i obsługi klienta do końca roku.
Określenie obszarów wdrożenia oraz terminu realizacji jest precyzyjne i jasne.
Measurable (Mierzalny)
Cel: Zwiększenie skuteczności obsługi klienta o 20% do końca roku.
Mierzenie skuteczności obsługi klienta jest możliwe poprzez analizę wskaźników, takich jak czas odpowiedzi na zapytania klientów czy wskaźniki zadowolenia klienta.
Achievable (Realistyczny)
Cel: Dostępność odpowiednich zasobów finansowych i ludzkich.
Przed rozpoczęciem projektu należy sprawdzić dostępność zasobów, aby upewnić się, że wdrożenie jest możliwe w ramach dostępnych środków.
Relevant (Relewantny)
Cel: Poprawa relacji z klientami i zwiększenie sprzedaży.
Wdrożenie systemu CRM jest istotne dla organizacji, ponieważ pozwoli na lepszą obsługę klienta i przyczyni się do wzrostu sprzedaży.
Time-bound (Czasowy)
Cel: Wdrożenie pierwszej fazy do końca kwartału.
Określenie terminu realizacji pierwszej fazy projektu pozwala na skoncentrowanie wysiłków zespołu i zapobiega opóźnieniom.
Przykład 2: Rozwój nowego produktu
Specific (Konkretny)
Cel: Stworzenie nowego produktu o unikalnych funkcjach dla grupy docelowej.
Określenie charakterystyki nowego produktu oraz grupy docelowej jest konkretnie zdefiniowane.
Measurable (Mierzalny)
Cel: Osiągnięcie sprzedaży na poziomie 1000 sztuk w ciągu pierwszych trzech miesięcy.
Sprzedaż jest mierzalna i umożliwia ocenę sukcesu nowego produktu w określonym czasie.
Achievable (Realistyczny)
Cel: Dostępność technologicznych i produkcyjnych możliwości.
Przed rozpoczęciem prac nad produktem należy upewnić się, że organizacja dysponuje odpowiednimi zasobami technologicznymi i produkcyjnymi.
Relevant (Relewantny)
Cel: Zwiększenie udziału w rynku poprzez innowacyjny produkt.
Rozwój nowego produktu ma istotne znaczenie dla organizacji, ponieważ pozwoli na zwiększenie konkurencyjności i zdobycie większego udziału w rynku.
Time-bound (Czasowy)
Cel: Opracowanie prototypu w ciągu pierwszych dwóch miesięcy.
Określenie terminu opracowania prototypu pozwala na efektywne zarządzanie czasem i postępami w projekcie rozwoju produktu.
Korzyści z używania SMART
Jasne określenie celów
Metoda SMART pomaga w precyzyjnym określeniu celów, eliminując niejasności i nieprecyzyjne sformułowania. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu są świadomi, co dokładnie ma zostać osiągnięte.
Skupienie się na istotnych zadaniach
Dzięki wymogowi określenia celów, które są istotne i związane z głównym celem projektu lub strategią organizacji, zespoły skupiają swoje wysiłki na realizacji najważniejszych zadań, eliminując rozpraszające działania.
Ułatwienie monitorowania postępu
Celem SMART są cele, które są mierzalne, co oznacza, że postępy w realizacji można łatwo monitorować i oceniać. Pozwala to zespołowi na szybkie dostosowywanie działań w przypadku potrzeby i zapobieganie opóźnieniom.
Motywowanie zespołu poprzez wyznaczanie konkretnych celów
Określenie konkretnych, osiągalnych celów za pomocą metody SMART może być motywujące dla członków zespołu. Jasne wyznaczenie celów daje im poczucie klarowności i celu, co z kolei może zwiększyć zaangażowanie i motywację do działania.
